10 tips: productief werken op afstand

194 Views 0 Liked

Hoewel veel bedrijven en teams al langere tijd op afstand werken, is het voor een hoop mensen en bedrijven een compleet nieuwe situatie. En deze nieuwe realiteit brengt natuurlijk een hoop nieuwe uitdagingen met zich mee. Een van de grootste uitdagingen is productief en betrokken te blijven. Dit geldt voor zowel werkgevers als werknemers.

Een plotselinge verandering van omgeving kan productiviteit in eerste instantie in de weg staan. Op kantoor heb je direct contact met je collega’s, schema’s, vergaderingen en afspraken die je allemaal deel uitmaken van een ‘normale’ werkdag. Maar nu zit je helemaal alleen voor je laptop… Toch is het mogelijk om gebruik te maken van deze nieuwe realiteit en je productiviteit zelfs te verhogen. Tenminste, als je weet hoe je dit het moet aanpakken. 

Tip 1: Omarm de leercurve

De kans is groot dat als je nog nooit volledig op afstand hebt gewerkt, af en toe thuiswerken geldt niet. Omarm de leercurve die hoort bij het leren beheersen van werken op afstand. 

Voel je niet belemmert omdat je nog niet precies weet hoe online vergaderen precies moet en hoe de tools werken om dit mogelijk te maken. Wees niet bang als je niet zo technisch onderlegd bent, alles valt te leren.

Gun jezelf wat tijd om je aan te passen aan de nieuwe manier van werken op afstand. Door  dit artikel te lezen heb je al de eerste stap gal gezet om als professional aan de slag te gaan door te werken op afstand. Goed bezig!

Neem dus tijdens je werkdag de tijd om volledig vertrouwd te raken met tools en software die je de komende tijd steeds vaker zult gaan gebruiken. Leer zoveel mogelijk door te ‘doen’. Dit geeft je het vertrouwen om de uitdaging op afstand aan te gaan en je dag productiever te maken.

Tip 2: Stop met negatief denken 

Serieus, stop hiermee! Natuurlijk hadden we allemaal het liefst gewild dat we niet ‘verplicht’ op afstand moesten werken. Maar het is nu eenmaal zo en daar veranderd negatief denken precies niets aan.

Dus in plaats van jezelf te verliezen in negatieve gedachtes, moedigen we je aan om het beste uit deze situatie te halen. Denk bij voorbeeld eens hieraan; je wordt nu gedwongen om je te verdiepen in tools en werkwijzen die je in de toekomst nog meer zullen helpen in je carrière. 

Werken op afstand is nu een deel van je leven; dus in plaats van terughoudend te zijn en je los te maken van de realiteit, kun je deze realiteit het beste omarmen en er het beste van maken. 

Tip 3: Maak een slimme TO DO-lijst 

Voel je je wel eens bedolven onder een stapel werk? Je doet van alles een beetje, maar net niet genoeg om het allemaal af te krijgen. Je schakelt eindeloos tussen allerlei taken die je op je bordje hebt liggen, maar je komt geen steek verder. Productief, not really!

Dit zijn veel voorkomende symptomen van een dieper probleem: slechte prioriteitstelling.

Thuiswerken kan heel afleidend zijn, dus maak het jezelf niet moeilijker door geen prioriteiten te stellen. 

We snappen het, er moet van alles gebeuren. Maar als je alles tegelijkertijd probeert te doen, dan kun je het net zo goed niet doen. 

Krijg een duidelijk overzicht van je belangrijkste taken en een glashelder idee van wat er nu moet gebeuren en wat kan worden uitgesteld. Maak een slimme TO DO lijst! Heb je geen idee hoe je dat moet aanpakken? Misschien is een ONLINE SpeedLab sessie iets wat jou en je team hierbij kan helpen.

Tijdelijk verloten we een aantal ONLINE SpeedLab sessies. Vol=Vol, dus pak die kans!

Tip 4: Timebox alles 

De truc om gedurende je hele werkdag gefocust te zijn. In tegenstelling tot hier en daar 15 minuten pauze, kun je beter werken in korte sprints. Sprints die ge-time-boxed zijn, zodat je focus en aandacht bij het werk blijft.

Timeboxing is essentieel als je gefocust wilt zijn, maar vooral als je op afstand werkt. Bepaal dus zelf de tijd die je aan een taak wilt besteden en zorg dat je zoveel mogelijk werk binnen die tijd afkrijgt. Je zult zien dat je binnen die sprints minder last hebt van afleiding, omdat je productiviteit wordt bepaald door beschikbare tijd en niet door taken waar je tegenop ziet.

Beloon jezelf, want dat maakt het nog een stuk leuker. Heb je net een sprint gemaakt van 45 minuten? Doe dan een lekker bakkie (online met een collega), check je social media of doe een dansje. Alles wat je dag leuker kan maken!

Tip 5: Neem pauze. Vaak!

Als je op kantoor werkt, dan ben je vaak wat vaker in beweging dan je denkt. Een gezellig praatje met een collega bij het koffieapparaat, een korte wandeling naar de vergaderruimte, even overleggen met een collega op een andere afdeling... Deze fysieke activiteit breekt niet alleen je dag, is draagt ook nog eens bij aan wat fysieke beweging.

Een van de valkuilen van thuiswerken is dat je zonder deze afleidingen urenlang op je computerscherm zit te staren, urenlang blijft zitten en soms gewoon vergeet om even de benen te strekken. En toen was het 17:00 uur.

Maak er een regel van om elk half uur een korte pauze te nemen. Sta op en rek uit; kijk uit het raam of maak een korte wandeling (als de omstandigheden dit toelaten). Doe er alles aan om actief te blijven, zelfs als je een sta-bureau hebt. Gebruik je pauzes verstandig en ga niet Netflix-en, maar haal wat frisse lucht, ga een beetje rondlopen of doe opnieuw een dansje. Dit zal je helpen om je energieniveau en je geest in balans te houden.

Tip 6: Creëer ruimte voor succes 

Misschien is het probleem niet zozeer ‘werken op afstand’, maar het simpele feit dat onze thuiswerkplek niet geschikt is voor het werk dat we doen. Check dus of je je thuiskantoor goed hebt ingericht en of dit je helpt bij het uitvoeren van je werkzaamheden.

Dit is onze checklist voor een perfecte thuiskantooropstelling:

  1. Creëer een speciale werkruimte die je alleen voor werk gebruikt. Hoewel het hebben van een aparte kantoorruimte op dit moment misschien geen reële optie is, kun je er wel voor zorgen dat je op z’n minst een goed bureau hebt. Wij adviseren een sta-bureau. Dit is vele malen beter dan met je laptop op de bank hangen of op een ongemakkelijke stoel.

  2. Zorg dat je alles hebt wat je op kantoor ook hebt. Als je gewend bent om met een extra toetsenbord of muis te werken, zorg er dan voor dat je dat thuis ook hebt. Het hoeft allemaal niet zo duur te zijn, als het je maar helpt om je werk goed te blijven doen.

  3. Besteed aandacht aan ergonomie. Alleen omdat je thuis werkt, betekent niet dat je vrijgesteld bent van lichamelijke letsels.

Tip 7: Elimineer afleiding

Het is logisch toch? Hoe minder afleiding, hoe meer gefocust je bent!

Jammer is wel dat afleiding bijna ONMOGELIJK is als je thuis werkt. Heb je je bed al opgemaakt? Zat er nog was in de wasmachine? Moest je die keukenkastjes niet even opruimen? Hoe zou het gaan met de plantjes op balkon? Tja, onze huizen zijn niet gemaakt voor werken zonder afleiding.

Als je ons eerdere advies hebt gevolgd om een werkplek te creëren, dan is het makkelijker om afleiding te voorkomen. Zorg ervoor dat er geen afleidingen binnen je gezichtsveld staan. Als je geen aparte ruimte hebt en je niet kunt voorkomen dat je struikelt over alle huishoudelijke zaken die om je aandacht schreeuwen, wees dan strenger als het gaat om online afleiding. Zet bijvoorbeeld je Facebook en Instagram meldingen uit, zodat ze niet iedere keer op je telefoon verschijnen wanneer iemand je foto liked. 

Wees meedogenloos in het elimineren van afleidingen en je zult zien hoeveel productiever je wordt!

Tip 8: Kies de juiste technische setup

Werken op afstand hoeft niet moeilijk te zijn. Er is een overvloed aan mooie handige tools om thuiswerken te stimuleren en productiever te maken. Het vinden van deze tools hoeft dus geen probleem te zijn. Het is wel belangrijk dat je de juiste tools uitzoekt en goed bedenkt op welke manier je deze gaat inzetten. Maak dus niet zomaar overal accounts aan, maar kies de tools die je nodig hebt.

Stel jezelf vragen als:

  1. Hoe ga ik kennis delen?
  2. Op welke manier gaan we vergaderen?
  3. Gebruik ik liever Google Drive of Dropbox? 

Niets kan ‘werken op afstand’ productiever maken dan van tevoren goed nadenken over de tools en de manier waarop je ze gaat gebruiken. Vergeet bovendien niet met je collega’s te overleggen. Misschien gebruiken zij tools die jouw werk ook een stuk makkelijker kunnen maken.

Tip 9: leer van je collega's

Zoals gezegd in Tip 8; check eerst met je collega’s voordat je zelf het wiel opnieuw gaat uitvinden. En: vraag om advies!

Als je toch eerst zelf aan de slag gaat, dan is de kans aanwezig dat je gefrustreerd, teleurgesteld en uitgeput zult raken. Er is namelijk een hoop te vinden op dat gekke internet.

Horen hoe anderen omgaan met dezelfde problemen waarmee jij geconfronteerd wordt, kan supernuttig zijn. Ken je iemand die al enige tijd op afstand werkt? Bel dan even met elkaar.

Als je geen mensen in je directe omgeving hebt die dit al vaker gedaan hebben, zoek dan op internet. Net zoals je gedaan hebt toen je dit artikel tegenkwam. Er zijn een hoop mensen die je hier alsnog graag bij willen helpen. Net als wij ;) Bovendien kun je ook kijken op LinkedIn, YouTube of een ander Social Media-platform. 

Tip 10: Routine, routine, routine

Dagelijkse routines zijn belangrijk, hoe vaker we ze doen, hoe beter we daarin worden.

Door je gebruikelijke routines te volgen om je voor te bereiden op het thuiswerken (sporten, douchen, aankleden, ontbijten), geef je je geest een signaal om je voor te bereiden op een productieve werkdag. Maar als je je pyjama aanhoudt en van je bed achter je computer hobbelt, dan ga je het niet volhouden. Je dagen worden een sleur en je productiviteit zal eronder leiden.  

Respecteer routines en doorloop de gebruikelijke stappen die je zou doorlopen als je naar kantoor zou gaan. Kleed je aan, check het nieuws, poets je tanden en ga aan de slag!

Hoe belangrijk het ook is om 's ochtends in de stemming te komen voor je werk, het is net zo belangrijk om de dag af te sluiten en' s avonds af te sluiten.

Hoewel het soms nodig kan zijn om langer door te werken om een doel te bereiken, is het cruciaal om te weten wanneer je werkdag erop zit.

Het kan verleidelijk zijn om na de gebruikelijke uren door te werken, gewoon met de laptop op de bank of na het eten nog even je mail checken. Doe het niet (tenzij het echt moet, maar dan ook echt).

Als je geen grenzen stelt, dan kan thuiswerken je tegen gaan zitten en is een burn-out niet uitgesloten. Bepaal dus wat je kantoortijden zijn en respecteer deze.

Tot slot

Dit waren ze dan, de 10 beste manieren om werken op afstand productiever te maken. Heb je zelf ook tips om thuiswerken beter, leuker en productiever te maken? Laat het ons weten in de comments hieronder!

Leave a comment

Log in to post comments

Blog navigation